דחוף או חשוב?
בדיוק בימים אלה מופיע הסתיו הישראלי בכל עוצמתו. הלילות כבר קרים, השמש שוקעת מוקדם ואנחנו מרגישים ששעות העבודה שלנו מתקצרות. ברור לכולנו שזו רק הרגשה, והשעות לא באמת מתקצרות, כי גם כך אנחנו עבדים ליומן, למייל וללוח הזמנים שלנו.
אבל כשזו התחושה, זה גם הזמן להתחיל לחשוב איך מנצלים טוב יותר את יום העבודה ובמיוחד את שעות האור, ואיך שומרים על יום עבודה אפקטיבי כשבשעה חמש כבר מחשיך בחוץ.
אחת הדרכים הנוחות והפשוטות ביותר היא לייצר הפרדה בין מה שחשוב למה שדחוף. חלקכם בוודאי כבר פגש את השיטה הזאת, ואולי אפילו השתמש בה מתישהו.
זאת שיטה שבעיקר עושה סדר במשימות, ועוזרת לנו להבין כמה דברים על עצמנו ועל איך אנחנו מנהלים את העסק שלנו.
הטבלה הבאה עוזרת לנו לבצע בדיוק את התיעדוף הזה. יש כמה אפשרויות לחלק את התאים שבטבלה, אבל הפעם היינו רוצים שתשאלו את עצמכם מספר שאלות, כהקדמה למילוי המשימות:
דחוף וחשוב – המשימות שתחליטו ששייכות לקטגוריה הזו, הן משימות שיענו על השאלה מהו הדבר או המשימה שאבצע ללא דיחוי, ולא אוכל לעשות שום דבר אחר לפני שאשלים אותם? זה יכול להיות טלפון חשוב ללקוח מסוים כדי לסגור פרויקט גדול, זו יכולה להיות גביית תשלומים קריטית, או הכנת הצעת מחיר שעליכם להעביר עוד היום. אתם בטוח יודעים מהי המשימה או המשימות האלו, ולא צריכים אף אחד שיאיר את עיניכם.
פחות חשוב אבל דחוף – אלו יהיו בדרך כלל משימות שאולי פחות חשובות לכם, אך מופעל עליכם לחץ כלשהו מבחוץ על מנת שתבצעו אותן, ועליכם להיפטר מהלחץ הזה כדי להמשיך הלאה בשאר המשימות שמחכות על השולחן.
לא דחוף אבל חשוב – תחשבו רגע, האם יש משימות שאתם יודעים שעליכם לעשות, שהן משימות מקדמות וטובות עבור העסק שלכם, אבל תמיד אתם נוטים לדחוק אותן למטה ברשימת המטלות שלכם? אולי רציתם להגיש בקשה למענק, אך זה דורש להתעמק בתנאי המענק ולהכין הרבה מאוד מסמכים, או שכדי לקבל את המענק עליכם לכתוב ולספר על העסק שלכם? וכאן אתם נתקעים, ודוחים את המשימה?
ואחרונות, ולא בטוח שחביבות, אלו אותן משימות שלא חשוב ולא דחוף לעשות– כאלו שאולי נראו לכם חשובות בעבר אבל ראוי לבחון אותן שוב – ואולי בכלל תגלו שאפשר למחוק אותן מהרשימה ולוותר עליהן לגמרי, ובכך גם לפנות לעצמכם זמן ולהתמקד במה שחשוב באמת?